Чтобы, в буквальном смысле не «сгореть на работе», стоит задуматься о том, как правильно организовать свое рабочее время. И в этом по большей части помогает удачное планирование дня. При котором вы все успеваете в определенный промежуток рабочего времени и достигаете нужных результатов. Ведь задерживаясь на работе сверхурочно, вы подвергаете себя стрессу. Он возникает от желания «объять не объятое» и боязни что-то не успеть.
Планирование
Итак, для того, чтобы создать свой идеальный рабочий график, следует сначала его законспектировать на бумаге. Таким образом, мы увидим все предстоящие дела и примерно рассчитаем время на выполнение каждой из задач. С чего начать? Приведем примерную инструкцию.
Лучшее поделки и идеи в телеграм: посмотреть
- Прежде всего, стоит обзавестись удобным ежедневником, в котором каждый день будет разделен по часам. Для людей, которые не любят долго расписывать что-то от руки, существует отличный современный вариант – электронный планировщик. Достаточно скачать программу в интернете и установить ее себе на компьютер или в телефон.
- Определитесь с временным промежутком, на который вы будете составлять план. Для начала возьмите ближайшую неделю и составьте список основных задач, которые требуется выполнить за этот промежуток времени. После того, как вы научитесь хорошо составлять свой рабочий график и с успехом применять его на практике, берите еще более длительный период для планирования. К примеру, месяц или даже год.
Внесите в свой план рутинные задачи. То есть те, которые вам так или иначе приходится выполнять регулярно, каждый день. К примеру, деловые люди всегда проверяют свою электронную почту и разбирают письма.- После внесения важных задач и списка обязательных дел на каждый день, обозначьте в своем ежедневнике время на перекуры и на обед. У каждого человека должен быть перерыв, даже если он не является офисным работником, а осуществляет свою деятельность на дому. Не предусмотрев его в своем графике, вы рискуете, не уложится в срок при выполнении задач.
- Не забывайте про назначенные встречи, их тоже смело вносите в график. Так, как обычно к некоторым из них стоит очень серьезно подготовиться и нужно оставить для этого немного времени. Так же дорога до встречи, отнимает немало часов. Поэтому лучше заранее все обозначить в своем ежедневном плане.
Главные секреты успешного тайм-менеджмента
После составления графика вы увидите, что буквально ваше свободное время расписано по минутам. Поэтому, если у вас есть огромное желание все успевать и потом не затрачивать дополнительное время на подработку в выходные, старайтесь максимально соответствовать графику и не отклоняться от него. Только так вы достигните успеха и узнаете, как действуют настоящие ассы тайм-менеджмента. Чтобы эффективно внедрять грамотное планирование в свою жизнь, старайтесь придерживаться следующих нюансов.
- Съешь лягушку на завтрак. Это знаменитое выражение придумал выдающийся бизнес- тренер Брайан Трейси. Он считал, что все самые противныеи сложные задачи(лягушки) нужно выполнять с утра. Потому что обычно, все любят откладывать их на потом. А в утренние часы, они гораздо лучше поддаются выполнению. Зато весь оставшийся день вас ничего не будет тяготить. Кстати, в день достаточно съедать всего по одной «лягушке», но делать это нужно регулярно. К примеру, разобрать завал на рабочем столе или позвонить не очень вежливому клиенту. Выполняя каждый день такие задачи с утра, у вас есть возможность всего за неделю переделать очень много дел.
- Выполняя какое-нибудь задание в первый раз, оставляйте для него время с запасом в своем ежедневнике или электронном планировщике. Пусть лучше останутся лишние полчаса, зато вы все сделаете не спеша и поймете, сколько времени следует отводить на эту работу в следующий раз.
- Научитесь правильно расставлять приоритеты и делить свои задачи насверх важные и не очень. Ведь если весь день заниматься второстепенными задачами и забывать о главном, то в итоге получится, что время потрачено впустую и завтра опять придётся трудиться в поте лица, чтобы все успеть. Старайтесь вносить в график все задачи, но выполнять сначала только самые важные из них, а затем уже, если останется время, заниматься остальными.
- Делегируйте. Мы не волшебники и не джины, чтобы успевать делать тысячу дел за один день. Поэтому учитесь доверять свои срочные, но не очень важные задачи другим людям. Одним словом, если вы понимаете что нужно сегодня выполнить какое-то задание, но вам уже точно не успеть, перепоручите это дело специалисту или знакомому. Например, если у вас сломался принтер, а он срочно нужен вам к вечеру и нет времени разбираться в причине неполадки, вызовите мастера или попросите кого-то из друзей заняться его починкой.
Организация рабочего места
Половина успеха на пути к победе любого преуспевающего работника заключается в правильно организованном пространстве, где он трудится каждый день. Прежде всего, важно что бы, во время рабочего процесса человека ничего не отвлекало. Поэтому свое рабочее место или пространство следует организовывать, там где вас никто не потревожит. Даже если оно располагается, среди большого числа людей, следует сделать небольшое ограждение. Так психологически будет, легче сосредоточится на важных задачах и работе. Например, для работников офиса делаются специальные «перегородки» между столами. А дома есть возможность поставить высокую тумбу с полками, которая визуально будет отделять общую комнату от рабочего места.
Помимо грамотно и удобно спланированного пространства для работы, важно сохранять еще одно условие. Это поддержание порядка и чистоты на нем. Сделайте удобные емкости для хранения необходимых принадлежностей, продумайте каждую мелочь. Чтобы в процессе работы вас ничего не отвлекало и не приходилось терять время на разбор документов или уборку рабочего стола.
Таким образом, зная все особенности и секреты организации своего рабочего времени, вам легко удастся укладываться в срок, при выполнении важных задач. И не придётся внезапно прерывать весь трудовой процесс и отвлекаться на непредвиденные встречи или дела. Ведь они все у вас заранее спланированы и записаны в ежедневном плане.
